Bei einer Betriebsveranstaltung sollte darauf geachtet werden, dass die Kosten pro Teilnehmer nicht mehr als 110 € (brutto) betragen. Wird die 110 € Grenze je Arbeitnehmer überschritten, fällt für den übersteigenden Betrag Lohnsteuer an, die auch pauschal mit 25 % ermittelt werden kann. Der BFH hat am 29.04.2021 unter Az. VI R 31/18 entschieden, dass nicht auf die Zahl der geplanten Teilnehmer abzustellen ist, sondern auf die Zahl der tatsächlich teilnehmenden Personen.
Beispiel:
Ein Arbeitgeber lädt 25 Gäste zu einer Betriebsfeier ein. Die Kosten für die Veranstaltung betragen 2.500 €. Somit entfallen auf jede Person 100 €. Von den 25 eingeladenen Gästen haben 5 Personen abgesagt. Die Kosten, die auf jede teilnehmende Person entfallen, betragen (2.500 € : 20 =) 125 €. Das bedeutet im Ergebnis, dass die Kosten je angemeldeten Teilnehmer (2.500 € : 25 =) 100 € betragen und die Kosten je tatsächlich teilnehmender Person (2.500 € : 20 =) 125 €.
Laut BFH ist die Zahl der Personen maßgebend, die tatsächlich teilgenommen haben, sodass auf jede Person 125 € entfallen. Der den Freibetrag übersteigende Betrag von (125 € – 110 € =) 15 € muss bei jedem teilnehmenden Arbeitnehmer als Arbeitslohn erfasst werden, der entweder individuell oder pauschal mit 25 % versteuert wird.
Weiter ist zu beachten, dass bei Überschreiten des Freibetrages von 110 € die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs aus den Aufwendungen insgesamt entfällt.
In die Kosten für die Betriebsveranstaltung sind einzubeziehen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich USt unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um den rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.
§ 19 EStG beinhaltet eine eigenständige Bewertungsvorschrift, die dem Anwendungsbereich von § 8 Abs. 2 EStG vorgeht.
